会社と社長のお金を増やすブログ Written by 税理士 山下久幸

帳簿や請求書っていつまで保存するんですか?

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こんにちは。税理士の山下久幸です(*^^*)
今回は、「帳簿の保存期間」について学びましょう!

なぜ帳簿を保存する必要があるのか?

理由は、日本の税金のシステムにあります。
それは申告納税方式と言われるものです(*^^*)

会社で計算、税金の申告、そして納税 ⇒ 申告納税方式

そのため、計算が正しく計算されているか確かめるために、税務調査が行われるのです。
そして税務調査のときに確認するのが「帳簿」ということです。

だから、帳簿(書類)を残しておく必要があるのです!

法人

帳簿の保存は、法人と個人で少し違います

法人の場合は、帳簿を7年間保存する必要があります。
いつから7年かというと、税金の申告期限から7年間となります。

<事例>
2021年3月末決算
2021年5月末に税金の申告

今年の帳簿

2021年6月1日から7年後まで保存します。
つまり、2028年5月31日まで保存が必要です。

過去の帳簿

では、過去のいつの分から捨てて良いのでしょうか?!
7年前の、2014年(平成26年)3月末の帳簿は捨てても良いという計算になります。

※過去赤字があった場合などは、10年の場合もありますのでご注意ください。
»»»No.5930 帳簿書類等の保存期間

個人事業

個人事業は、書類によって7年や5年と少し違います。

帳簿の保存期間

ただほぼ法人と変わらないため、5年や7年と区別せずに、すべて7年間保存しましょう(笑)
考えて区別する方が面倒なので(*^^*)
»»»記帳や帳簿等保存・青色申告

帳簿とは?

では、保存しておく帳簿とはどのようなものになるのでしょうか?!

  • 決算書・税金の申告書
  • 総勘定元帳
  • 領収書、請求書関係

基本、紙で保存します。

ただ、これから電子帳簿も普及してきますので、条件があえば電子帳簿の保存もご検討ください(*^^*)

ダブル保存

山下くんからのアドバイスとしては、帳簿は紙とPDFデータの「ダブルで保存」をオススメしています。
余裕があれば、請求書、領収書、契約書関係もスキャンして、電子化し保存できると良いですね。

理由は、自然災害や万が一のときは帳簿を印刷すれば良いですし、リモートワークが当たり前になったので書類をどこでも確認できるようにしておくのはこれからの時代当たり前です。

しかも、自分のパソコンではなく、「クラウドに保存」というのが必須ですよ(*^^*)

まとめ

  • 帳簿関係は7年間保存する
  • 基本は紙で保存する
  • ダブルで電子も保存するのがオススメ

動画・音声

 

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